F·E·ANordic

Уведомление о конфиденциальности

F.E.A. Nordic Oy — клиенты, контактные лица и пользователи веб-сайта

Последнее обновление: 30 октября 2026 г.

Конфиденциальное обращение с информацией является неотъемлемой частью наших бухгалтерских услуг. В этом уведомлении мы объясняем, как F.E.A. Nordic Oy обрабатывает персональные данные при ведении отношений с клиентами, рассмотрении обращений и обеспечении работы веб-сайта, а также описываем ваши права.

1. Контролёр персональных данных и контактная информация

F.E.A. Nordic Oy
Идентификационный номер предприятия (Y-tunnus): 2692128-9
Kansakoulukuja 3 A, 00100 Helsinki, Финляндия
Электронная почта: info@feanordic.fi
Телефон: +358 40 840 8888

Вопросы и запросы, касающиеся обработки ваших персональных данных, можно направлять на указанный выше адрес электронной почты с темой «Защита данных». Не отправляйте личные идентификационные номера или конфиденциальные документы обычной электронной почтой. При необходимости мы согласуем безопасный способ передачи информации.

2. Когда мы выступаем контролёром, а когда обработчиком данных?

Мы выступаем контролёром персональных данных при их обработке для ведения собственных отношений с клиентами, выставления счетов, рассмотрения обращений, обеспечения работы веб-сайта и выполнения собственных установленных законом обязанностей.

При оказании бухгалтерских услуг или услуг по расчёту заработной платы от имени компании-клиента и в соответствии с её инструкциями мы, как правило, выступаем обработчиком персональных данных. Компания-клиент является контролёром, например в отношении персональных данных своих работников. Такая обработка регулируется договором с клиентом и применимыми условиями обработки данных.

Если ваш запрос касается данных, которые мы обрабатываем от имени вашего работодателя или другой компании-клиента, сначала обратитесь в эту компанию. При необходимости мы поможем направить запрос надлежащему адресату.

3. Какие персональные данные мы обрабатываем?

Мы обрабатываем только информацию, необходимую для соответствующей цели. Она может включать:

Материалы, обрабатываемые от имени наших клиентов, могут также содержать сведения о заработной плате, трудовых отношениях, платежах и налогах. Такие сведения обрабатываются в соответствии с инструкциями клиента и соглашением об обработке данных.

4. Для каких целей и на каких правовых основаниях мы обрабатываем персональные данные?

Ответы на обращения и подготовка предложений

Мы обрабатываем информацию, чтобы отвечать на вопросы и подготавливать запрошенные услуги. Основанием является наш законный интерес в рассмотрении обращений, связанных с предпринимательской деятельностью. Если вы лично являетесь предполагаемой стороной договора, обработка может вместо этого быть необходима для принятия мер по вашему запросу до заключения договора.

Ведение отношений с клиентами и оказание услуг

Мы используем информацию для организации услуг, общения с клиентами и сопровождения договоров. Основанием является исполнение договора, если физическое лицо лично является его стороной. Обработка данных контактных лиц корпоративных клиентов основывается на нашем законном интересе в ведении отношений и общении с клиентами.

Выставление счетов и установленные законом обязанности

Мы обрабатываем необходимые сведения для выставления счетов, ведения собственного бухгалтерского учёта и выполнения установленных законом обязанностей. К таким обязанностям относятся также надлежащая проверка клиентов и предотвращение отмывания денег и финансирования терроризма.

Безопасность веб-сайта и сервисов

Техническая информация используется для обеспечения работоспособности сервисов, исследования неисправностей и предотвращения злоупотреблений. Основанием является наш законный интерес в защите наших сервисов и их пользователей.

Обработка на основании согласия

Если обработка основывается на вашем согласии, мы запрашиваем его отдельно в связи с соответствующей деятельностью. Вы можете отозвать согласие в любое время. Отзыв не влияет на законность обработки, выполненной до его отзыва.

При обработке на основании законного интереса мы также оцениваем влияние на вашу частную жизнь. Вы можете обратиться к нам за дополнительной информацией об этой оценке.

5. Откуда мы получаем персональные данные?

Мы получаем персональные данные преимущественно от вас, от представляемой вами компании и из общения в ходе отношений с клиентом или рассмотрения обращения.

При необходимости мы получаем сведения о компаниях, их представителях и бенефициарных владельцах из открытых реестров, например Торгового реестра Финляндии и финской информационной системы предприятий и организаций, а также из сервисов, используемых для надлежащей проверки клиентов.

Техническая информация веб-сайта формируется при его использовании. Информация, обрабатываемая от имени клиентов, поступает от клиента или из одобренных им источников.

6. Чатбот на веб-сайте

На нашем веб-сайте используется ИИ-помощник Callvick. Его задача — помогать посетителям находить информацию о наших услугах, отвечать на общие вопросы и при необходимости направлять обращения специалисту. Для формирования ответов чатбот использует сервис Azure OpenAI, предоставляемый Microsoft.

Чатбот получает информацию из предварительно одобренных открытых источников. У него нет отдельной базы знаний, созданной из клиентских документов. Чатбот не имеет доступа к бухгалтерским системам, системам расчёта заработной платы, банковским системам или системам подачи налоговой отчётности наших клиентов.

Ответы основываются на информации, полученной из разрешённых открытых источников, и содержат ссылки на использованные страницы. Если необходимая информация недоступна или противоречива, чатбот сообщает об ограничении и направляет к сотруднику. Внешние поисковые запросы ограничиваются общей темой; имена, контактные данные, конфиденциальная клиентская информация и полные переписки намеренно не передаются внешним поисковым сервисам или сайтам-источникам.

Чатбот может ошибаться. Его ответы не являются индивидуальными консультациями по бухгалтерскому учёту, налогам, правовым вопросам или расчёту заработной платы. Вопросы, касающиеся обстоятельств конкретного клиента, передаются нашему сотруднику.

Сообщение в чате не создаёт отношений по оказанию услуг, не является передачей бухгалтерских документов или поручением подать отчётность либо выполнить действие в установленный законом срок. Такие вопросы согласовываются непосредственно с нашим сотрудником через установленный канал.

Не вводите в чат личные идентификационные номера, банковские реквизиты, расчётные листки, сведения о здоровье, налоговые документы или другую конфиденциальную клиентскую информацию. Передавайте такие материалы только через отдельно согласованный защищённый канал.

При использовании чатбота мы обрабатываем содержание ваших сообщений, предоставленные вами контактные данные и техническую информацию, необходимую для работы сервиса. Информация обрабатывается для формирования ответа, рассмотрения обращения и обеспечения безопасности сервиса. Обработка основывается на законных интересах, описанных в разделе 4, или, где применимо, на принятии мер до заключения договора.

Ваши данные, включая сообщения и ответы чатбота, не используются для обучения моделей ИИ. Данные, обрабатываемые через чатбота, хранятся на территории Европейского союза. Журналы чатбота хранятся в активных системах 30 дней с момента создания каждой записи, после чего удаляются. Порядок хранения резервных копий описан в разделе 9.

Использование чатбота добровольно. Вы также можете связаться с нами по телефону или электронной почте.

7. Кто может обрабатывать или получать персональные данные?

Персональные данные доступны уполномоченным сотрудникам F.E.A. Nordic Oy только в объёме, необходимом для выполнения их обязанностей. Мы также привлекаем поставщиков услуг для обеспечения работы и обслуживания веб-сайта и чатбота.

Основные поставщики услуг, обеспечивающие работу веб-сайта и чатбота:

Перечисленные здесь поставщики обеспечивают работу веб-сайта и чатбота. Обработка в рамках отдельных бухгалтерских услуг и расчёта заработной платы регулируется соответствующими договорённостями с клиентами.

На поставщиков, выступающих обработчиками или субобработчиками, распространяются договорные обязательства по защите данных и конфиденциальности. Доступ к персональным данным ограничивается тем, что необходимо для предоставления, защиты и поддержки соответствующих сервисов.

Чатбот не подключён к бухгалтерским системам, системам расчёта заработной платы, банковским системам или системам подачи налоговой отчётности наших клиентов. Использование чатбота не предоставляет этим поставщикам доступ к таким системам или содержащимся в них записям.

Персональные данные могут также передаваться компетентным органам, если этого требует закон, а при необходимости — аудиторам и юридическим консультантам в объёме, необходимом для выполнения их обязанностей.

8. Передаются ли персональные данные за пределы ЕС или ЕЭЗ?

Персональные данные, связанные с веб-сайтом и чатботом, хранятся и обрабатываются в следующих регионах ЕС: Supabase — Германия; Microsoft Azure OpenAI — Швеция; Google Cloud — Финляндия.

Персональные данные не передаются за пределы Европейского союза (ЕС) или Европейской экономической зоны (ЕЭЗ).

9. Как долго мы храним персональные данные?

Мы храним персональные данные только в течение срока, необходимого для заявленной цели или предусмотренного законом.

Информация, которая больше не нужна, удаляется или обезличивается таким образом, чтобы физическое лицо больше нельзя было идентифицировать.

После прекращения договора обслуживания веб-сайта и чатбота с Abitech персональные данные возвращаются или удаляются по инструкциям F.E.A. Nordic. Данные, остающиеся в активных системах Abitech, удаляются в течение 30 дней после прекращения договора; более короткие обычные сроки хранения продолжают действовать, не начинаются заново и не продлеваются. Каждая резервная копия удаляется не позднее 90 дней с момента её создания. Поэтому окончательное удаление из резервных копий может произойти в течение 120 дней после прекращения договора. Хранение, обязательное по закону, ограничивается необходимыми данными и сроком. К возвращённым копиям в собственных системах F.E.A. Nordic продолжают применяться соответствующие сроки хранения.

10. Как мы защищаем персональные данные?

Мы защищаем персональные данные с помощью надлежащих технических и организационных мер. Доступ ограничен лицами, которым информация необходима для выполнения их обязанностей. На наших сотрудников распространяются обязательства конфиденциальности.

Обмен конфиденциальными бухгалтерскими документами осуществляется через защищённые сервисы, согласованные с клиентом.

11. Уведомления о нарушениях безопасности персональных данных

Если нам становится известно о нарушении безопасности персональных данных, мы незамедлительно расследуем его, ограничиваем последствия и принимаем необходимые меры исправления. Мы документируем нарушение, его последствия и принятые меры.

Выступая контролёром, мы уведомляем компетентный надзорный орган без неоправданной задержки и, по возможности, в течение 72 часов после того, как узнали о нарушении, кроме случаев, когда риск для прав и свобод физических лиц маловероятен. При задержке уведомления мы объясняем её причины. Информация может предоставляться поэтапно.

Если нарушение с высокой вероятностью создаёт высокий риск для ваших прав и свобод, мы также уведомляем вас без неоправданной задержки в соответствии с законодательством о защите данных. Мы понятным языком описываем характер нарушения, вероятные последствия и принятые или планируемые меры, сообщаем контакт для получения информации и при необходимости рекомендации по уменьшению вреда.

При обработке данных от имени компании-клиента мы уведомляем этого контролёра без неоправданной задержки и содействуем выполнению его обязанностей по уведомлению.

12. Ссылки на сторонние веб-сайты

Наш веб-сайт и ответы чатбота могут содержать ссылки на независимые сторонние сайты. При переходе на такой сайт к обработке данных на нём применяется его собственное уведомление о конфиденциальности. Рекомендуем ознакомиться с ним до предоставления персональных данных.

Эта оговорка не распространяется на встроенный в наш сайт чатбот Callvick. Обработка данных в связи с его использованием остаётся в сфере действия настоящего уведомления, даже если техническую работу обеспечивают внешние поставщики.

Основной веб-сайт не использует файлы cookie. Однако чатбот использует их при взаимодействии с ним.

Cookie чатбота хранит идентификатор сеанса для обеспечения запрошенной функции чата. Максимальная длительность сеанса — 30 дней.

Если требуется согласие, соответствующие cookies используются только после его предоставления. Вы также можете блокировать или удалять cookies через настройки браузера; это может прервать сеанс чата.

Вы также можете связаться с нами по телефону или электронной почте, не используя чатбота.

14. Ваши права

При соблюдении условий применимого законодательства вы имеете право:

Эти права не действуют без исключений во всех ситуациях. Например, установленная законом обязанность хранения может препятствовать удалению информации.

Направьте запрос на info@feanordic.fi. При необходимости мы можем запросить разумный объём дополнительной информации для подтверждения вашей личности. Обычно мы отвечаем в течение одного месяца. Если потребуется допускаемое законом продление срока, мы сообщим о нём и его причинах в течение этого месяца.

Вы можете подать жалобу на обработку своих персональных данных в Управление уполномоченного по защите данных Финляндии: tietosuoja.fi/en.

15. Обязательно ли предоставлять персональные данные?

Обращение к нам и использование чатбота добровольны. Однако нам необходима достаточная информация, чтобы ответить на запрос и организовать согласованные услуги.

Если информация, необходимая для заключения договора или проведения установленной законом надлежащей проверки клиента, не предоставлена, мы можем оказаться не в состоянии установить отношения с клиентом или оказать услугу. При необходимости мы объясним, какие сведения требуются и почему.

16. Автоматизированное принятие решений

В рамках обработки, описанной в этом уведомлении, мы не принимаем решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке и вызывающих для вас юридические или сопоставимые по значимости последствия. Ответы чатбота не являются такими решениями.

17. Изменения уведомления

Мы обновляем это уведомление при изменении наших услуг или практик обработки персональных данных. Актуальная версия публикуется на этой странице. При необходимости мы также отдельно сообщаем о существенных изменениях.

ИИ-чат