--- title: "Уведомление о конфиденциальности" description: "Конфиденциальное обращение с информацией является неотъемлемой частью наших бухгалтерских услуг. В этом уведомлении мы объясняем, как F.E.A. Nordic Oy обрабатывает персональные данные при ведении отношений с клиентами, рассмотрении обращений и обеспечении работы веб-сайта, а также описываем ваши права." --- # Уведомление о конфиденциальности **F.E.A. Nordic Oy — клиенты, контактные лица и пользователи веб-сайта** Последнее обновление: 30 октября 2026 г. Конфиденциальное обращение с информацией является неотъемлемой частью наших бухгалтерских услуг. В этом уведомлении мы объясняем, как F.E.A. Nordic Oy обрабатывает персональные данные при ведении отношений с клиентами, рассмотрении обращений и обеспечении работы веб-сайта, а также описываем ваши права. ## 1. Контролёр персональных данных и контактная информация **F.E.A. Nordic Oy Идентификационный номер предприятия (Y-tunnus): 2692128-9 Kansakoulukuja 3 A, 00100 Helsinki, Финляндия Электронная почта: [info@feanordic.fi](mailto:info@feanordic.fi) Телефон: +358 40 840 8888** Вопросы и запросы, касающиеся обработки ваших персональных данных, можно направлять на указанный выше адрес электронной почты с темой «Защита данных». Не отправляйте личные идентификационные номера или конфиденциальные документы обычной электронной почтой. При необходимости мы согласуем безопасный способ передачи информации. ## 2. Когда мы выступаем контролёром, а когда обработчиком данных? Мы выступаем контролёром персональных данных при их обработке для ведения собственных отношений с клиентами, выставления счетов, рассмотрения обращений, обеспечения работы веб-сайта и выполнения собственных установленных законом обязанностей. При оказании бухгалтерских услуг или услуг по расчёту заработной платы от имени компании-клиента и в соответствии с её инструкциями мы, как правило, выступаем обработчиком персональных данных. Компания-клиент является контролёром, например в отношении персональных данных своих работников. Такая обработка регулируется договором с клиентом и применимыми условиями обработки данных. Если ваш запрос касается данных, которые мы обрабатываем от имени вашего работодателя или другой компании-клиента, сначала обратитесь в эту компанию. При необходимости мы поможем направить запрос надлежащему адресату. ## 3. Какие персональные данные мы обрабатываем? Мы обрабатываем только информацию, необходимую для соответствующей цели. Она может включать: - ваше имя, должность и роль в компании; - название компании, идентификационный номер предприятия и контактные данные; - адрес электронной почты, номер телефона и предпочтительный язык общения; - информацию о запросах ценовых предложений, договорах, услугах и выставлении счетов; - содержание обращений и переписки с клиентами; - информацию для идентификации клиентов, их представителей и бенефициарных владельцев, включая сведения надлежащей проверки клиента (KYC), предусмотренные законодательством о противодействии отмыванию денег, и статус политически значимого лица (PEP) при заключении договора услуг с F.E.A. Nordic; - техническую информацию веб-сайта, например IP-адрес, сведения о браузере и устройстве и время доступа; - сообщения, которые вы отправляете чатботу, и контактные данные, которые вы предоставляете добровольно. Материалы, обрабатываемые от имени наших клиентов, могут также содержать сведения о заработной плате, трудовых отношениях, платежах и налогах. Такие сведения обрабатываются в соответствии с инструкциями клиента и соглашением об обработке данных. ## 4. Для каких целей и на каких правовых основаниях мы обрабатываем персональные данные? ### Ответы на обращения и подготовка предложений Мы обрабатываем информацию, чтобы отвечать на вопросы и подготавливать запрошенные услуги. Основанием является наш законный интерес в рассмотрении обращений, связанных с предпринимательской деятельностью. Если вы лично являетесь предполагаемой стороной договора, обработка может вместо этого быть необходима для принятия мер по вашему запросу до заключения договора. ### Ведение отношений с клиентами и оказание услуг Мы используем информацию для организации услуг, общения с клиентами и сопровождения договоров. Основанием является исполнение договора, если физическое лицо лично является его стороной. Обработка данных контактных лиц корпоративных клиентов основывается на нашем законном интересе в ведении отношений и общении с клиентами. ### Выставление счетов и установленные законом обязанности Мы обрабатываем необходимые сведения для выставления счетов, ведения собственного бухгалтерского учёта и выполнения установленных законом обязанностей. К таким обязанностям относятся также надлежащая проверка клиентов и предотвращение отмывания денег и финансирования терроризма. ### Безопасность веб-сайта и сервисов Техническая информация используется для обеспечения работоспособности сервисов, исследования неисправностей и предотвращения злоупотреблений. Основанием является наш законный интерес в защите наших сервисов и их пользователей. ### Обработка на основании согласия Если обработка основывается на вашем согласии, мы запрашиваем его отдельно в связи с соответствующей деятельностью. Вы можете отозвать согласие в любое время. Отзыв не влияет на законность обработки, выполненной до его отзыва. При обработке на основании законного интереса мы также оцениваем влияние на вашу частную жизнь. Вы можете обратиться к нам за дополнительной информацией об этой оценке. ## 5. Откуда мы получаем персональные данные? Мы получаем персональные данные преимущественно от вас, от представляемой вами компании и из общения в ходе отношений с клиентом или рассмотрения обращения. При необходимости мы получаем сведения о компаниях, их представителях и бенефициарных владельцах из открытых реестров, например Торгового реестра Финляндии и финской информационной системы предприятий и организаций, а также из сервисов, используемых для надлежащей проверки клиентов. Техническая информация веб-сайта формируется при его использовании. Информация, обрабатываемая от имени клиентов, поступает от клиента или из одобренных им источников. ## 6. Чатбот на веб-сайте На нашем веб-сайте используется ИИ-помощник Callvick. Его задача — помогать посетителям находить информацию о наших услугах, отвечать на общие вопросы и при необходимости направлять обращения специалисту. Для формирования ответов чатбот использует сервис Azure OpenAI, предоставляемый Microsoft. Чатбот получает информацию из предварительно одобренных открытых источников. У него нет отдельной базы знаний, созданной из клиентских документов. Чатбот не имеет доступа к бухгалтерским системам, системам расчёта заработной платы, банковским системам или системам подачи налоговой отчётности наших клиентов. Ответы основываются на информации, полученной из разрешённых открытых источников, и содержат ссылки на использованные страницы. Если необходимая информация недоступна или противоречива, чатбот сообщает об ограничении и направляет к сотруднику. Внешние поисковые запросы ограничиваются общей темой; имена, контактные данные, конфиденциальная клиентская информация и полные переписки намеренно не передаются внешним поисковым сервисам или сайтам-источникам. Чатбот может ошибаться. Его ответы не являются индивидуальными консультациями по бухгалтерскому учёту, налогам, правовым вопросам или расчёту заработной платы. Вопросы, касающиеся обстоятельств конкретного клиента, передаются нашему сотруднику. Сообщение в чате не создаёт отношений по оказанию услуг, не является передачей бухгалтерских документов или поручением подать отчётность либо выполнить действие в установленный законом срок. Такие вопросы согласовываются непосредственно с нашим сотрудником через установленный канал. **Не вводите в чат личные идентификационные номера, банковские реквизиты, расчётные листки, сведения о здоровье, налоговые документы или другую конфиденциальную клиентскую информацию. Передавайте такие материалы только через отдельно согласованный защищённый канал.** При использовании чатбота мы обрабатываем содержание ваших сообщений, предоставленные вами контактные данные и техническую информацию, необходимую для работы сервиса. Информация обрабатывается для формирования ответа, рассмотрения обращения и обеспечения безопасности сервиса. Обработка основывается на законных интересах, описанных в разделе 4, или, где применимо, на принятии мер до заключения договора. Ваши данные, включая сообщения и ответы чатбота, не используются для обучения моделей ИИ. Данные, обрабатываемые через чатбота, хранятся на территории Европейского союза. Журналы чатбота хранятся в активных системах 30 дней с момента создания каждой записи, после чего удаляются. Порядок хранения резервных копий описан в разделе 9. Использование чатбота добровольно. Вы также можете связаться с нами по телефону или электронной почте. ## 7. Кто может обрабатывать или получать персональные данные? Персональные данные доступны уполномоченным сотрудникам F.E.A. Nordic Oy только в объёме, необходимом для выполнения их обязанностей. Мы также привлекаем поставщиков услуг для обеспечения работы и обслуживания веб-сайта и чатбота. Основные поставщики услуг, обеспечивающие работу веб-сайта и чатбота: - **Abitech Oy (идентификационный номер предприятия: 3273789-1) — предоставляет обслуживание веб-сайта, техническую поддержку и сервис чатбота Callvick. Abitech выступает обработчиком персональных данных от имени F.E.A. Nordic Oy и обрабатывает обращения с веб-сайта, переписки с чатботом и связанные технические данные в соответствии с нашими документированными инструкциями.** - **Google (Google Cloud) — предоставляет облачную инфраструктуру и хранение данных на серверах, расположенных в Финляндии.** - **Supabase (supabase.com) — предоставляет серверные сервисы и базы данных, используемые веб-сайтом и чатботом.** - **Microsoft (Azure OpenAI) — предоставляет сервис модели ИИ, используемый для формирования ответов чатбота. Это предполагает обработку содержания сообщений и контекста, необходимых для ответа. Данные пользователей не используются для обучения моделей ИИ.** Перечисленные здесь поставщики обеспечивают работу веб-сайта и чатбота. Обработка в рамках отдельных бухгалтерских услуг и расчёта заработной платы регулируется соответствующими договорённостями с клиентами. На поставщиков, выступающих обработчиками или субобработчиками, распространяются договорные обязательства по защите данных и конфиденциальности. Доступ к персональным данным ограничивается тем, что необходимо для предоставления, защиты и поддержки соответствующих сервисов. Чатбот не подключён к бухгалтерским системам, системам расчёта заработной платы, банковским системам или системам подачи налоговой отчётности наших клиентов. Использование чатбота не предоставляет этим поставщикам доступ к таким системам или содержащимся в них записям. Персональные данные могут также передаваться компетентным органам, если этого требует закон, а при необходимости — аудиторам и юридическим консультантам в объёме, необходимом для выполнения их обязанностей. ## 8. Передаются ли персональные данные за пределы ЕС или ЕЭЗ? Персональные данные, связанные с веб-сайтом и чатботом, хранятся и обрабатываются в следующих регионах ЕС: Supabase — Германия; Microsoft Azure OpenAI — Швеция; Google Cloud — Финляндия. Персональные данные не передаются за пределы Европейского союза (ЕС) или Европейской экономической зоны (ЕЭЗ). ## 9. Как долго мы храним персональные данные? Мы храним персональные данные только в течение срока, необходимого для заявленной цели или предусмотренного законом. - **Информация о клиентах и договорах: в течение отношений с клиентом и, как правило, пять лет после их завершения в объёме, необходимом для выполнения установленных законом обязанностей либо установления, осуществления или защиты правовых требований. Документы с отдельными установленными законом сроками хранения сохраняются согласно этим требованиям.** - **Документы собственного бухгалтерского учёта: в соответствии с применимыми установленными законом сроками хранения.** - **Сведения надлежащей проверки клиентов в соответствии с законодательством о противодействии отмыванию денег: как правило, в течение пяти лет после завершения постоянных отношений с клиентом. Более длительное хранение требует законного основания.** - **Переписки с чатботом: сообщения и ответы хранятся в активных системах 30 дней с даты каждого сообщения или ответа, после чего удаляются. Порядок хранения резервных копий описан ниже.** - Контактные данные, полученные при обращениях через веб-сайт или чатбот: хранятся в активных системах Abitech 30 дней после сбора, после чего удаляются. К копиям, переданным в собственную электронную почту или клиентские системы F.E.A. Nordic, применяются отдельные сроки хранения соответствующих обращений или данных отношений с клиентом. Порядок хранения резервных копий описан ниже. - **Технические журналы и журналы безопасности: хранятся в активных системах 30 дней с даты создания каждой записи, после чего удаляются. Порядок хранения резервных копий описан ниже.** - **Резервные копии сервиса веб-сайта и чатбота: каждая копия хранится не более 90 дней с момента её создания, после чего удаляется. Данные, удалённые из активных систем, могут оставаться в изолированных резервных копиях до истечения этого срока. Копии используются только для восстановления; после восстановления ранее выполненные удаления применяются повторно. Новые резервные копии данных, удалённых из активных систем, не создаются.** - **Материалы, обрабатываемые от имени клиентов: в соответствии с инструкциями клиента, соглашением об обработке данных и применимыми обязанностями.** Информация, которая больше не нужна, удаляется или обезличивается таким образом, чтобы физическое лицо больше нельзя было идентифицировать. После прекращения договора обслуживания веб-сайта и чатбота с Abitech персональные данные возвращаются или удаляются по инструкциям F.E.A. Nordic. Данные, остающиеся в активных системах Abitech, удаляются в течение 30 дней после прекращения договора; более короткие обычные сроки хранения продолжают действовать, не начинаются заново и не продлеваются. Каждая резервная копия удаляется не позднее 90 дней с момента её создания. Поэтому окончательное удаление из резервных копий может произойти в течение 120 дней после прекращения договора. Хранение, обязательное по закону, ограничивается необходимыми данными и сроком. К возвращённым копиям в собственных системах F.E.A. Nordic продолжают применяться соответствующие сроки хранения. ## 10. Как мы защищаем персональные данные? Мы защищаем персональные данные с помощью надлежащих технических и организационных мер. Доступ ограничен лицами, которым информация необходима для выполнения их обязанностей. На наших сотрудников распространяются обязательства конфиденциальности. Обмен конфиденциальными бухгалтерскими документами осуществляется через защищённые сервисы, согласованные с клиентом. ## 11. Уведомления о нарушениях безопасности персональных данных Если нам становится известно о нарушении безопасности персональных данных, мы незамедлительно расследуем его, ограничиваем последствия и принимаем необходимые меры исправления. Мы документируем нарушение, его последствия и принятые меры. Выступая контролёром, мы уведомляем компетентный надзорный орган без неоправданной задержки и, по возможности, в течение 72 часов после того, как узнали о нарушении, кроме случаев, когда риск для прав и свобод физических лиц маловероятен. При задержке уведомления мы объясняем её причины. Информация может предоставляться поэтапно. Если нарушение с высокой вероятностью создаёт высокий риск для ваших прав и свобод, мы также уведомляем вас без неоправданной задержки в соответствии с законодательством о защите данных. Мы понятным языком описываем характер нарушения, вероятные последствия и принятые или планируемые меры, сообщаем контакт для получения информации и при необходимости рекомендации по уменьшению вреда. При обработке данных от имени компании-клиента мы уведомляем этого контролёра без неоправданной задержки и содействуем выполнению его обязанностей по уведомлению. ## 12. Ссылки на сторонние веб-сайты Наш веб-сайт и ответы чатбота могут содержать ссылки на независимые сторонние сайты. При переходе на такой сайт к обработке данных на нём применяется его собственное уведомление о конфиденциальности. Рекомендуем ознакомиться с ним до предоставления персональных данных. Эта оговорка не распространяется на встроенный в наш сайт чатбот Callvick. Обработка данных в связи с его использованием остаётся в сфере действия настоящего уведомления, даже если техническую работу обеспечивают внешние поставщики. ## 13. Файлы cookie Основной веб-сайт не использует файлы cookie. Однако чатбот использует их при взаимодействии с ним. Cookie чатбота хранит идентификатор сеанса для обеспечения запрошенной функции чата. Максимальная длительность сеанса — 30 дней. Если требуется согласие, соответствующие cookies используются только после его предоставления. Вы также можете блокировать или удалять cookies через настройки браузера; это может прервать сеанс чата. Вы также можете связаться с нами по телефону или электронной почте, не используя чатбота. ## 14. Ваши права При соблюдении условий применимого законодательства вы имеете право: - получать информацию об обработке своих персональных данных и доступ к ним; - требовать исправления неточной информации; - требовать удаления данных или ограничения обработки; - возражать против обработки на основании законного интереса по причинам, связанным с вашей конкретной ситуацией; - получать предоставленную вами информацию в переносимом формате, если обработка автоматизирована и основывается на согласии или договоре; - отозвать своё согласие; - возражать против использования ваших персональных данных для прямого маркетинга. Эти права не действуют без исключений во всех ситуациях. Например, установленная законом обязанность хранения может препятствовать удалению информации. Направьте запрос на [info@feanordic.fi](mailto:info@feanordic.fi). При необходимости мы можем запросить разумный объём дополнительной информации для подтверждения вашей личности. Обычно мы отвечаем в течение одного месяца. Если потребуется допускаемое законом продление срока, мы сообщим о нём и его причинах в течение этого месяца. Вы можете подать жалобу на обработку своих персональных данных в Управление уполномоченного по защите данных Финляндии: tietosuoja.fi/en. ## 15. Обязательно ли предоставлять персональные данные? Обращение к нам и использование чатбота добровольны. Однако нам необходима достаточная информация, чтобы ответить на запрос и организовать согласованные услуги. Если информация, необходимая для заключения договора или проведения установленной законом надлежащей проверки клиента, не предоставлена, мы можем оказаться не в состоянии установить отношения с клиентом или оказать услугу. При необходимости мы объясним, какие сведения требуются и почему. ## 16. Автоматизированное принятие решений В рамках обработки, описанной в этом уведомлении, мы не принимаем решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке и вызывающих для вас юридические или сопоставимые по значимости последствия. Ответы чатбота не являются такими решениями. ## 17. Изменения уведомления Мы обновляем это уведомление при изменении наших услуг или практик обработки персональных данных. Актуальная версия публикуется на этой странице. При необходимости мы также отдельно сообщаем о существенных изменениях.