--- title: "Tietosuojaseloste" description: "Luottamuksellinen tietojen käsittely on olennainen osa tilitoimistomme palveluja. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten F.E.A. Nordic Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamisessa, yhteydenotoissa ja verkkosivustollaan sekä mitä oikeuksia sinulla on." --- # Tietosuojaseloste **F.E.A. Nordic Oy — asiakkaat, yhteyshenkilöt ja verkkosivuston käyttäjät** Päivitetty: 30.10.2026 Luottamuksellinen tietojen käsittely on olennainen osa tilitoimistomme palveluja. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten F.E.A. Nordic Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamisessa, yhteydenotoissa ja verkkosivustollaan sekä mitä oikeuksia sinulla on. ## 1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot **F.E.A. Nordic Oy Y-tunnus: 2692128-9 Kansakoulukuja 3 A, 00100 Helsinki, Suomi Sähköposti: [info@feanordic.fi](mailto:info@feanordic.fi) Puhelin: +358 40 840 8888** Voit lähettää henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja pyynnöt yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen otsikolla ”Tietosuoja”. Älä lähetä henkilötunnusta tai luottamuksellisia asiakirjoja tavallisella sähköpostilla. Sovimme tarvittaessa turvallisesta toimitustavasta. ## 2. Milloin toimimme rekisterinpitäjänä ja milloin käsittelijänä? Toimimme rekisterinpitäjänä, kun käsittelemme henkilötietoja omien asiakassuhteidemme, laskutuksemme, yhteydenottojen ja verkkosivustomme ylläpitämiseksi sekä omien lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi. Kun hoidamme asiakasyrityksen kirjanpitoa tai palkanlaskentaa sen lukuun ja ohjeiden mukaisesti, toimimme yleensä henkilötietojen käsittelijänä. Asiakasyritys toimii tällöin rekisterinpitäjänä esimerkiksi työntekijöidensä henkilötietojen osalta. Käsittelystä sovitaan asiakassopimuksessa ja sovellettavissa henkilötietojen käsittelyä koskevissa ehdoissa. Jos pyyntösi koskee työnantajasi tai muun asiakasyrityksemme puolesta käsittelemiämme tietoja, ota ensisijaisesti yhteyttä kyseiseen yritykseen. Autamme tarvittaessa pyynnön ohjaamisessa oikealle taholle. ## 3. Mitä henkilötietoja käsittelemme? Käsittelemme vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Tietoja voivat olla: - nimesi, tehtävänimikkeesi ja asemasi yrityksessä; - yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot; - sähköpostiosoite, puhelinnumero ja asiointikieli; - tarjouspyyntöihin, sopimuksiin, palveluihin ja laskutukseen liittyvät tiedot; - yhteydenottojen ja asiakasviestinnän sisältö; - asiakkaan, sen edustajien ja tosiasiallisten edunsaajien tunnistamiseen tarvittavat tiedot, mukaan lukien rahanpesulainsäädännön edellyttämät asiakkaan tuntemistiedot (KYC) ja tieto poliittisesta vaikutusvallasta (PEP), kun solmit palvelusopimuksen F.E.A. Nordicin kanssa; - verkkosivuston tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaimen ja laitteen tiedot sekä käytön ajankohta; - chatbotille lähettämäsi viestit ja vapaaehtoisesti antamasi yhteystiedot. Asiakkaidemme lukuun käsiteltäviin aineistoihin voi lisäksi sisältyä esimerkiksi palkka-, työsuhde-, maksu- ja verotietoja. Näitä tietoja käsitellään asiakkaan ohjeiden ja henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. ## 4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme tietoja? ### Yhteydenottoihin vastaaminen ja tarjousten valmistelu Käsittelemme tietoja vastataksemme kysymyksiin ja valmistellaksemme pyydettyjä palveluja. Perusteena on oikeutettu etumme hoitaa yritystoimintaamme liittyviä yhteydenottoja. Jos olet itse tuleva sopimusosapuoli, käsittely voi sen sijaan olla tarpeen pyynnöstäsi tehtävien sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. ### Asiakassuhteen ja palvelujen hoitaminen Käytämme tietoja palvelujen järjestämiseen, asiakasviestintään ja sopimusten hallintaan. Perusteena on sopimuksen täytäntöönpano, kun rekisteröity on itse sopimusosapuoli. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme hoitaa asiakassuhteita ja viestiä asiakkaiden kanssa. ### Laskutus ja lakisääteiset velvollisuudet Käsittelemme tarpeellisia tietoja laskutusta, omaa kirjanpitoamme ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten. Tällaisia velvoitteita ovat myös asiakkaan tunteminen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen. ### Verkkosivuston ja palvelujen turvallisuus Teknisiä tietoja käytetään palvelujen toiminnan varmistamiseen, häiriöiden selvittämiseen ja väärinkäytösten ehkäisemiseen. Perusteena on oikeutettu etumme suojata palvelujamme ja niiden käyttäjiä. ### Suostumukseen perustuva käsittely Jos jokin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, pyydämme sen erikseen kyseisen toiminnon yhteydessä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Arvioimme oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä myös vaikutukset yksityisyyteesi. Lisätietoja arvioinnista saat ottamalla meihin yhteyttä. ## 5. Mistä saamme henkilötietoja? Saamme henkilötietoja ensisijaisesti sinulta, edustamaltasi yritykseltä sekä asiakassuhteen ja yhteydenottojen yhteydessä. Tarvittaessa saamme yrityksiä, niiden edustajia ja tosiasiallisia edunsaajia koskevia tietoja julkisista rekistereistä, kuten kaupparekisteristä ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä, sekä asiakkaan tuntemiseen käytettävistä palveluista. Verkkosivuston teknisiä tietoja muodostuu sivuston käytön yhteydessä. Asiakkaidemme puolesta käsiteltävät tiedot saadaan asiakkaalta tai tämän hyväksymistä lähteistä. ## 6. Verkkosivuston chatbot Verkkosivustollamme käytetään Callvick-tekoälyavustajaa. Sen tarkoituksena on auttaa kävijöitä löytämään tietoa palveluistamme, vastata yleisiin kysymyksiin ja ohjata yhteydenotot tarvittaessa asiantuntijalle. Chatbot käyttää vastausten tuottamiseen Microsoftin tarjoamaa Azure OpenAI -palvelua. Chatbot hakee tietoa ennalta hyväksytyistä julkisista lähteistä. Sillä ei ole erillistä asiakasasiakirjoihin perustuvaa tietopankkia. Chatbotilla ei ole pääsyä asiakkaidemme kirjanpito-, palkka-, pankki- tai veroilmoitusjärjestelmiin. Vastaukset perustuvat hyväksytyistä julkisista lähteistä haettuihin tietoihin ja sisältävät linkit käytetyille sivuille. Jos olennaisia tietoja ei ole saatavilla tai ne ovat ristiriitaisia, chatbot kertoo rajoituksesta ja ohjaa työntekijällemme. Ulkoiset hakukyselyt rajataan yleiseen aiheeseen; nimiä, yhteystietoja, luottamuksellisia asiakastietoja tai kokonaisia keskusteluja ei tarkoituksellisesti lähetetä ulkoisille hakupalveluille tai lähdesivustoille. Chatbot voi tehdä virheitä. Sen vastaukset eivät ole henkilökohtaista kirjanpito-, vero-, laki- tai palkkaneuvontaa. Yksittäistä asiakastilannetta koskevat kysymykset ohjataan työntekijällemme. Chat-viesti ei muodosta toimeksiantosuhdetta, toimita kirjanpitoaineistoa eikä ole ohje ilmoituksen antamiseen tai lakisääteisen määräajan hoitamiseen. Sovi näistä asioista suoraan työntekijämme kanssa sovitun kanavan kautta. **Älä kirjoita chattiin henkilötunnuksia, pankkitietoja, palkkalaskelmia, terveystietoja, veroasiakirjoja tai muita salassa pidettäviä asiakastietoja. Toimita tällaiset aineistot vain erikseen sovitun suojatun kanavan kautta.** Chatbotin käytössä käsitellään viestisi sisältöä, mahdollisesti antamiasi yhteystietoja sekä palvelun toimintaan tarvittavia teknisiä tietoja. Tietoja käsitellään vastauksen tuottamiseksi, yhteydenoton hoitamiseksi ja palvelun turvallisuuden varmistamiseksi. Käsittely perustuu kohdassa 4 kuvattuihin oikeutettuihin etuihin tai soveltuvin osin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin. Tietojasi, mukaan lukien chatbotin viestit ja vastaukset, ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Chatbotin kautta käsiteltävät tiedot säilytetään Euroopan unionin alueella. Chatbotin lokit säilytetään aktiivisissa järjestelmissä 30 päivää kunkin merkinnän luomisesta, minkä jälkeen ne poistetaan. Varmuuskopioiden säilytys kuvataan kohdassa 9. Chatbotin käyttö on vapaaehtoista. Voit ottaa meihin yhteyttä myös puhelimitse tai sähköpostitse. ## 7. Ketkä voivat käsitellä tai vastaanottaa henkilötietoja? Henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla F.E.A. Nordic Oy:n työntekijöillä työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Käytämme myös palveluntarjoajia verkkosivustomme ja chatbotin toteuttamiseen ja ylläpitoon. Verkkosivuston ja chatbotin keskeiset palveluntarjoajat ovat: - **Abitech Oy (Y-tunnus: 3273789-1) — vastaa verkkosivuston ylläpidosta, teknisestä tuesta ja Callvick-chatbotpalvelusta. Abitech toimii henkilötietojen käsittelijänä F.E.A. Nordic Oy:n lukuun ja käsittelee verkkosivuston yhteydenottoja, chatbotin keskusteluja ja niihin liittyviä teknisiä tietoja dokumentoitujen ohjeidemme mukaisesti.** - **Google (Google Cloud) — tarjoaa pilvi-infrastruktuurin ja tietojen tallennuksen Suomessa sijaitsevilla palvelimilla.** - **Supabase (supabase.com) — tarjoaa verkkosivuston ja chatbotin käyttämät taustajärjestelmä- ja tietokantapalvelut.** - **Microsoft (Azure OpenAI) — tarjoaa tekoälymallipalvelun, jolla tuotetaan chatbotin vastaukset. Tämä edellyttää vastauksen tuottamiseen tarvittavan viestisisällön ja asiayhteyden käsittelyä. Käyttäjätietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.** Tässä luetellut palveluntarjoajat tukevat verkkosivustoa ja chatbotia. Erillisten kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelujemme tietojenkäsittelyä koskevat asianomaiset asiakasjärjestelyt. Henkilötietojen käsittelijöinä tai alikäsittelijöinä toimivia palveluntarjoajia sitovat sopimusperusteiset tietosuoja- ja salassapitovelvoitteet. Pääsy henkilötietoihin rajataan siihen, mikä on tarpeen kyseisten palvelujen tarjoamiseksi, suojaamiseksi ja tukemiseksi. Chatbotia ei ole yhdistetty asiakkaidemme kirjanpito-, palkka-, pankki- tai veroilmoitusjärjestelmiin. Chatbotin käyttö ei anna näille palveluntarjoajille pääsyä kyseisiin järjestelmiin tai niiden tietoihin. Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa sekä tarvittaessa tilintarkastajille ja oikeudellisille neuvonantajille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. ## 8. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle? Verkkosivustoon ja chatbotiin liittyviä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään seuraavilla EU-alueilla: Supabase — Saksa; Microsoft Azure OpenAI — Ruotsi; Google Cloud — Suomi. Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. ## 9. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja? Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan ilmoitettuun käyttötarkoitukseen tai lain edellyttämän ajan. - **Asiakas- ja sopimustiedot: asiakassuhteen ajan ja pääsääntöisesti viisi vuotta sen päättymisestä siltä osin kuin tietoja tarvitaan lakisääteisiin velvoitteisiin tai oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen. Erikseen säädettyjen säilytysaikojen alaiset asiakirjat säilytetään kyseisten vaatimusten mukaisesti.** - **Omaan kirjanpitoomme kuuluva aineisto: sovellettavien lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.** - **Rahanpesulainsäädännön mukaiset asiakkaan tuntemistiedot: pääsääntöisesti viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä. Mahdollinen pidempi säilytys edellyttää lainmukaista perustetta.** - **Chatbotin keskustelut: viestit ja vastaukset säilytetään aktiivisissa järjestelmissä 30 päivää kunkin viestin tai vastauksen päivämäärästä, minkä jälkeen ne poistetaan. Varmuuskopioiden säilytys kuvataan jäljempänä.** - Verkkosivuston tai chatbotin yhteydenottojen yhteydessä kerätyt yhteystiedot: säilytetään Abitechin aktiivisissa järjestelmissä 30 päivää keräämisestä, minkä jälkeen ne poistetaan. F.E.A. Nordicin omiin sähköposti- tai asiakasjärjestelmiin siirrettyihin kopioihin sovelletaan kyseisiä yhteydenottoja tai asiakassuhteita koskevia erillisiä säilytysaikoja. Varmuuskopioiden säilytys kuvataan jäljempänä. - **Tekniset ja tietoturvalokit: säilytetään aktiivisissa järjestelmissä 30 päivää kunkin lokimerkinnän luomisesta, minkä jälkeen ne poistetaan. Varmuuskopioiden säilytys kuvataan jäljempänä.** - **Verkkosivusto- ja chatbotpalvelun varmuuskopiot: kukin varmuuskopio säilytetään enintään 90 päivää sen luomisesta, minkä jälkeen se poistetaan. Aktiivisista järjestelmistä poistetut tiedot voivat säilyä eristetyissä varmuuskopioissa tämän määräajan päättymiseen asti. Varmuuskopioita käytetään vain palauttamiseen, jonka jälkeen aiemmat poistot toteutetaan uudelleen. Aktiivisista järjestelmistä poistetuista tiedoista ei luoda uusia varmuuskopioita.** - **Asiakkaiden puolesta käsiteltävät aineistot: asiakkaan ohjeiden, henkilötietojen käsittelysopimuksen ja sovellettavien velvoitteiden mukaisesti.** Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan siten, ettei henkilöitä voida enää tunnistaa. Kun verkkosivuston ja chatbotin palvelusopimus Abitechin kanssa päättyy, henkilötiedot palautetaan tai poistetaan F.E.A. Nordicin ohjeiden mukaisesti. Abitechin aktiivisissa järjestelmissä jäljellä olevat tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Lyhyemmät tavanomaiset säilytysajat pysyvät voimassa eivätkä ala uudelleen tai pitene. Kukin varmuuskopio poistetaan viimeistään 90 päivän kuluttua sen luomisesta. Lopullinen poistaminen varmuuskopioista voi siten tapahtua enintään 120 päivän kuluttua sopimuksen päättymisestä. Lain edellyttämä säilytys rajataan tarpeellisiin tietoihin ja ajanjaksoon. F.E.A. Nordicin omiin järjestelmiin palautettuihin kopioihin sovelletaan edelleen niitä koskevia säilytysaikoja. ## 10. Miten suojaamme henkilötietoja? Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajattu henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Henkilöstöämme sitoo salassapitovelvollisuus. Luottamuksellisia kirjanpitoasiakirjoja välitetään asiakkaan kanssa sovittujen suojattujen palvelujen kautta. ## 11. Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen Jos havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään tapahtunutta, rajoittamaan sen vaikutuksia ja toteuttamaan tarvittavat korjaavat toimenpiteet. Dokumentoimme loukkauksen, sen vaikutukset ja toteutetut toimenpiteet. Kun toimimme rekisterinpitäjänä, ilmoitamme henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa siitä, kun olemme saaneet loukkauksen tietoomme, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Jos ilmoitus viivästyy, ilmoitamme viivästymisen syyt. Tietoja voidaan tarvittaessa täydentää vaiheittain. Jos loukkauksesta aiheutuu todennäköisesti korkea riski oikeuksillesi ja vapauksillesi, ilmoitamme siitä myös sinulle ilman aiheetonta viivytystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kerromme selkeällä kielellä loukkauksen luonteesta, sen todennäköisistä seurauksista sekä toteutetuista tai suunnitelluista toimenpiteistä. Annamme myös yhteystiedot lisätietojen saamiseksi ja tarvittaessa ohjeita haittojen vähentämiseksi. Kun käsittelemme henkilötietoja asiakasyrityksen lukuun henkilötietojen käsittelijänä, ilmoitamme loukkauksesta kyseiselle rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä ja avustamme sitä ilmoitusvelvollisuuksien täyttämisessä. ## 12. Linkit ulkopuolisille verkkosivustoille Verkkosivustomme ja chatbotin vastaukset voivat sisältää linkkejä riippumattomien kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Kun siirryt tällaiselle sivustolle, henkilötietojesi käsittelyyn kyseisellä sivustolla sovelletaan sen omaa tietosuojaselostetta. Suosittelemme tutustumaan siihen ennen henkilötietojen antamista. Tämä rajaus ei koske verkkosivustollemme integroitua Callvick-chatbotia. Sen käytön yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely kuuluu tämän tietosuojaselosteen piiriin, vaikka palvelun tekniseen toteutukseen osallistuu ulkopuolisia palveluntarjoajia. ## 13. Evästeet Varsinainen verkkosivusto ei käytä evästeitä. Chatbot käyttää kuitenkin evästeitä, kun asioit sen kanssa. Chatbotin evästeeseen tallennetaan keskusteluistunnon tunniste pyydetyn chat-toiminnon toteuttamiseksi. Istunnon enimmäiskesto on 30 päivää. Jos evästeiden käyttö edellyttää suostumusta, niitä käytetään vasta suostumuksen antamisen jälkeen. Voit myös estää tai poistaa evästeitä selaimesi asetuksista; tämä voi keskeyttää chat-istunnon. Voit ottaa meihin yhteyttä myös puhelimitse tai sähköpostitse käyttämättä chatbotia. ## 14. Oikeutesi Sinulla on sovellettavan lainsäädännön edellytyksin oikeus: - saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja pääsy omiin tietoihisi; - pyytää virheellisten tietojen oikaisemista; - pyytää tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista; - vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella; - saada itse toimittamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen; - peruuttaa antamasi suostumus; - vastustaa henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointiin. Nämä oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi estää tietojen poistamisen. Lähetä pyyntösi osoitteeseen [info@feanordic.fi](mailto:info@feanordic.fi). Voimme tarvittaessa pyytää kohtuullisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa. Jos käsittely vaatii lain sallimaa lisäaikaa, ilmoitamme siitä ja sen syistä kuukauden kuluessa. Voit tehdä henkilötietojesi käsittelystä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi. ## 15. Onko henkilötietojen antaminen pakollista? Yhteydenotto ja chatbotin käyttö ovat vapaaehtoisia. Tarvitsemme kuitenkin riittävät tiedot vastataksemme pyyntöösi ja järjestääksemme sovitut palvelut. Jos sopimuksen tekemiseksi tai lakisääteisen asiakkaan tuntemisen toteuttamiseksi tarvittavia tietoja ei anneta, emme välttämättä voi aloittaa asiakassuhdetta tai tarjota palvelua. Kerromme tarvittaessa, mitkä tiedot ovat välttämättömiä ja miksi. ## 16. Automaattinen päätöksenteko Emme tee tämän selosteen mukaisessa käsittelyssä yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinulle oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Chatbotin tuottamat vastaukset eivät ole tällaisia päätöksiä. ## 17. Selosteen muutokset Päivitämme tätä selostetta, jos palvelumme tai henkilötietojen käsittelykäytäntömme muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla. Olennaisista muutoksista ilmoitamme tarvittaessa myös erikseen.